Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilöasiakkaiden henkilötietojen käsittelyä. Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti tietoja henkilöasiakkaiden henkilötietojen käsittelystä OnnenOtteella.


Laadittu: 29.8.2023 | Viimeisin muutos: 16.3.2026

 

Rekisterinpitäjä

Nimi: OnnenOte
Y-tunnus: 3356409-9
Osoite: Työpajatie 38 H, 06150 Porvoo
Puhelin: +358 40 756 5235
Sähköposti: jenny.sandberg@onnenote.fi

 

Rekisterin käyttötarkoitus

Tietoja käsitellään seuraaviin käsittelytarkoituksiin:

  • terveydenhuollon palvelujen (kuten hieronta, sairaanhoitajan vastaanotto) toteuttamiseen ja hoitokirjausten dokumentointiin

  • lainsäädännön edellyttämän raportointitiedon keräämiseen

  • markkinointi-, informointi- ja muistutustarkoituksiin

  • laskutukseen ja perintään

  • palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittelyyn

  • oman toiminnan kehittämiseksi (kuten tietojohtaminen), analysoimiseksi ja tilastoimiseksi

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot:

  • Perustiedot (kuten nimi ja yhteystiedot)
  • Terveystiedot (kuten hieronnan kannalta relevantit terveyteen liittyvät taustatiedot, hierontaan kuuluvat potilasmerkinnät, sekä hoitosuunnitelma)
  • Ajanvaraustiedot
  • Mahdolliset laskutustiedot
  • Palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien tiedot
  • Suostumukset ja kiellot (kuten markkinointikiellot)
  • Verkkosivujen ja -palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
  • Tunnistamis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
  • Verkkokäyttäytymiseen ja analytiikkaan liittyvät tiedot

Käsittelyperuste

Henkilötietoja käsitellään erityisesti terveydenhuollon palveluiden tarjoamiseksi perustuen lakiin. Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu tietyissä tilanteissa oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn suostumukseen.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Terveydenhuollon palveluiden tarjoamiseksi perustuen lakiin. Terveydenhuollon ammattilaisella on esimerkiksi velvoite tehdä merkintöjä hoidon suunnitteluun ja toteutukseen liittyen potilastietojärjestelmään, jolloin henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen tehtävään.
  • Ammattihenkilöiden toiminnan ja työnlaadun valvomiseen perustuen lakiin
  • Markkinointi- ja/tai viestintätarkoituksiin perustuen asiakkaan antamaan suostumukseen,
    sopimukseen ja/tai OnnenOtteen oikeutettuun etuun
  • Oman toiminnan suunnitteluun, kehittämiseen, hallintaan, seurantaan ja raportointiin, laadun
    varmistamiseen sekä tietojohtamiseen perustuen lakiin, yleiseen etuun ja/tai OnnenOtteen oikeutettuun
    etuun
  • Tilastointitarkoituksiin perustuen suostumukseen, lakiin, yleiseen etuun ja/tai OnnenOtteen oikeutettuun etuun
  • Palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittelyyn perustuen lakiin ja OnnenOtteen hierojan oikeutettuun etuun
  • Laskutusta ja perintää varten perustuen asiakkaan ja OnnenOtteen väliseen sopimukseen
  • Väärinkäytösten todentamiseen ja käytön valvontaan perustuen lakiin sekä OnnenOtteen oikeutettuun
    etuun

 

Uutiskirjeen tilaajien tietosuoja

Sivustollamme on mahdollisuus tilata uutiskirje, jossa jaetaan ajankohtaista tietoa palveluista ja hyvinvointiin liittyvistä aiheista. Uutiskirjeitä lähetetään noin kerran kuukaudessa.

Uutiskirjeen tilaajilta kerätään vain sähköpostiosoite ja mahdollisesti etunimi.

Tilauksen yhteydessä kerättyjä tietoja käytetään ainoastaan uutiskirjeiden lähettämiseen. Emme luovuta tietoja kolmansille osapuolille, emmekä käytä niitä muihin markkinointitarkoituksiin.

Uutiskirjeet toimitetaan MailPoet-lisäosan kautta, joka toimii osana verkkosivustoamme. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tilaaja voi milloin tahansa peruuttaa tilauksensa klikkaamalla jokaisessa uutiskirjeessä olevaa ”Peru tilaus” -linkkiä.

 

Tietojen säilytysaika

OnnenOte säilyttää vain OnnenOtteen toiminnan ja henkilötietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Henkilötietojen säilytysaika määräytyy henkilötiedon käsittelyn tarkoituksen ja/tai henkilötiedon perusteella.
 
Henkilötietojen säilytysaikaan vaikuttaa myös lainsäädännössä asetetut velvoitteet henkilötietojen säilyttämiseen sekä muut säilytysaikaa määrittävät määräajat (esim. kanneaika tai syyteoikeuden vanhentumisaika) erilaisten toimenpiteiden toteuttamiselle.
 
Potilastietoja koskee lakisääteinen säilytysaika. Terveystietojen säilyttämisaika on sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) mukainen. Pääsääntöisesti tietoja säilytetään 12 vuotta kuolemasta tai ellei siitä ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
 
Palautteisiin ja vaaratapahtumiin liittyviä tietoja säilytetään viisi vuotta. Virallisiin selvityspyyntöihin liittyvät tiedot säilytetään 12 vuotta.
 
OnnenOte poistaa käyttötarkoitukseen nähden tarpeettomiksi käyneitä henkilötietoja myös asiakassuhteen aikana, mm. markkinoinnin toteuttamiseen ja verkkopalveluiden käyttöön liittyviä henkilötietoja.
 
Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai tuhotaan turvallisesti.
 

Henkilötietojen käsittely ja luovutus

Käsittelytoimia ulkoistetaan konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja OnnenOtteen lukuun. Henkilötietoja voidaan siirtää rajatusti EU- tai ETA–alueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tällöin siirto tapahtuu käyttäen Euroopan komission tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita tai muuta tietosuojalansäädännön sallimaa siirtomekanismia. Kuitenkin esimerkiksi OnnenOtteen käyttämä potilastietojärjestelmä sijaitsee EU-/ETA-alueella.
 
Henkilötietoja luovutetaan seuraaville tahoille:
Henkilötietoja luovutetaan tietyissä tilanteissa itsenäisinä rekisterinpitäjinä toimiville palveluntarjoajille, kuten maksu-, rahoitus- tai perintäpalveluiden tuottajille (esim. Walley, MobilePay, ePassi, Smartum Pay, Edenred, Paytrail, Santander Consumer Finance, RopoCapital).
 
Potilastietoja luovutetaan suostumukseen tai lakiin perustuen seuraaville tahoille:
Toinen terveydenhuollon palvelunantaja Terveyspalvelun järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarpeellisia tietoja voidaan luovuttaa toiselle terveydenhuollon palvelunantajalle potilaan antaman suostumuksen mukaisesti.
 
Vakuutusyhtiöt
Lakisääteisten vakuutusten osalta tarpeellisia tietoja luovutetaan vakuutusyhtiöille lakiin perustuen ilman suostumusta. Vapaaehtoisten vakuutusten osalta tarpeellisia tietoja luovutetaan potilaan suostumuksen
perusteella.
 
Viranomaiset ja/tai yhteisöt
Viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa, tai asiakkaan suostumuksen perusteella.
 
Potilaan lähiomaiset
Potilaan ollessa tajuttomana tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan tietoja voidaan luovuttaa lähiomaisille tai muulle hänen läheiselleen, jollei ole syytä olettaa, että potilas on kieltänyt tietojen luovutuksen. Kuolemantapauksissa salassapitovelvoite ja yksityisyyden suojan tarve jatkuu, joten tietoja ei voida luovuttaa ilman laissa määriteltyä perustetta.
 
Tartuntatautilain perusteella voidaan luovuttaa epidemian havaitsemiseen, syyn selvittämiseen ja tartunnan jäljittämiseen tarvittavat tiedot Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle sekä hyvinvointialueelle/ HUS-yhtymälle.
 

Tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Mikäli asiakas on alaikäinen, tietoja voidaan kerätä myös huoltajilta. Henkilötietoja kerätään myös tutkimuksen ja hoidon yhteydessä hoitohenkilökunnalta.
 
Henkilötietoja saadaan myös toisilta terveydenhuollon palvelunantajilta potilaan suostumuksella. Tietyissä tilanteissa tietoja saadaan myös vakuutusyhtiöistä.
 

Rekisteröidyn oikeudet

 
Oikeus saada tutustua henkilötietoihin 
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä ja tutustua itseään koskeviin tietoihin. Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön OnnenOtteelle sähköpostitse osoitteeseen jenny.sandberg@onnenote.fi.
 
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten ja puutteellisten tietojen oikaisua. Voit tehdä henkilötietojen oikaisupyynnön OnnenOtteelle sähköpostitse osoitteeseen jenny.sandberg@onnenote.fi. Oikaisupyyntö tulee yksilöidä ja perustella.
 
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistoa. Poistopyyntöjä toteutetaan lainsäädännön mahdollistamissa rajoissa. Terveydentilaa koskevien tietojen osalta OnnenOtteella on velvoite säilyttää tietoja lainsäädännön mukaisesti. Voit tehdä henkilötietojen poistopyynnön OnnenOtteelle sähköpostitse osoitteeseen jenny.sandberg@onnenote.fi. Poistopyyntö tulee yksilöidä ja perustella.
 
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Esimerkiksi mikäli rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden, henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan selvityksen ajaksi. Rekisteröidyn pyynnöstä on oikeus kieltäytyä, jos henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka rekisteröidyn tai jonkun muun oikeuksille.
 
Oikeus käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin emme käsittele kyseisiä henkilötietoja, paitsi jos voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
 
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen, jos tiedot ovat rekisteröidyn itse toimittamia ja henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Potilastietojen osalta siirto-oikeus ei ole sovellettavissa.
 
Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Kieltoon on kuitenkin poikkeuksia.
 
Suostumuksen peruuttaminen
Kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen voi peruuttaa olemalla yhteydessä asiakaspalveluun.
 
Oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen (Suomessa tietosuojavaltuutettu) käsiteltäväksi, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Lisätietoja tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi.
 

Tietojen luovutus ja siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille. Osa käyttämistämme palveluista (esim. analytiikka- tai uutiskirjealustat) voivat teknisesti tallentaa tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle, mutta käytämme vain palveluntarjoajia, jotka täyttävät GDPR-vaatimukset.

 

Evästeet (Cookies)

Sivustolla käytetään evästeitä (cookies) käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa joidenkin palveluiden toimintaan.

 

Henkilötietojen suojaus

  • Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse

  • Sähköiset tiedot on suojattu palomuurein, käyttäjätunnuksin ja salasanoin

  • Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on siihen tehtävien perusteella oikeus

OnnenOte käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta.
 
OnnenOte valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.
 

Yhteydenotto


Rekisteriasioita hoitava: Jenny Sandberg, jenny.sandberg@onnenote.fi

Tietosuojavastaava: jenny.sandberg@onnenote.fi

Scroll to Top